1. Présentation
Les deux faces de CitéLink
CitéLink est une plateforme de participation citoyenne conçue pour les communes françaises. Elle repose sur deux outils complémentaires :
- Une application mobile (iOS & Android) destinée aux citoyens : signaler un problème, proposer des idées, voter, répondre aux sondages, suivre l'actualité de la commune et échanger avec les services municipaux.
- Un dashboard admin web (citelink.fr/admin.html) reservé aux agents et élus de la mairie pour traiter les signalements, publier les actualités, gérer les sondages et piloter la participation citoyenne.
Ce manuel est destiné aux agents de mairie qui utilisent le dashboard admin au quotidien. Aucune compétence technique n'est requise : tout se fait via des interfaces graphiques.
Tout est hébergé en Europe et conforme au RGPD. La mairie se connecte au dashboard depuis n'importe quel navigateur récent (Chrome, Safari, Firefox, Edge). Les citoyens utilisent l'application mobile gratuite sur iOS et Android.
Modules activables par commune
CitéLink fonctionne par modules. Chaque commune choisit les fonctionnalités qu'elle souhaite activer pour ses habitants :
| Module | Description |
|---|---|
| Signalements | Les citoyens remontent des problèmes (voirie, éclairage, propreté...) avec photo et géolocalisation. |
| Idées citoyennes | Les habitants proposent des améliorations et votent sur les propositions des autres. |
| Sondages | La mairie consulte les citoyens sur des questions précises avec date de début et fin. |
| Actualités | Fil d'informations municipales visible dans l'application. |
| Projets municipaux | Suivi de l'avancement des chantiers et politiques publiques. |
| Messagerie | Conversations entre la mairie et les citoyens, liées aux signalements ou directes. |
| Chatbot citoyen | Assistant IA qui répond aux questions fréquentes des habitants. |
Activer ou désactiver un module ne supprime aucune donnée. Les données restent en base et réapparaissent si le module est réactivé.
2. Premiers pas
Votre compte admin a été créé par l'équipe CitéLink lors de l'onboarding de votre commune. Voici comment vous connecter pour la première fois.
Se connecter au dashboard
- Ouvrez votre navigateur et rendez-vous sur citelink.fr/admin.html.
- Saisissez votre adresse email et votre mot de passe fournis lors de l'onboarding.
- Cliquez sur Se connecter.
Authentification à deux facteurs (2FA)
Après la saisie de votre email et mot de passe, le dashboard vous demande de définir un code PIN à 8 chiffres à votre toute première connexion. Ce PIN vous sera ensuite demandé à chaque session pour confirmer votre identité.
Le code PIN à 8 chiffres est indispensable à chaque connexion. Si vous l'avez oublié, vous pouvez le réinitialiser en cliquant sur « PIN oublié ? » sur la page de connexion : le dashboard vous demandera à nouveau votre mot de passe, puis vous laissera définir un nouveau PIN. Ne le partagez jamais par email non sécurisé.
Votre session reste active quelques heures. Pensez à vous déconnecter via le bouton Déconnexion en bas de la barre latérale si vous utilisez un ordinateur partagé.
Choisir sa commune
Une fois connecté, la barre latérale gauche affiche la liste des communes auxquelles votre compte a accès. Cliquez sur le nom de votre commune pour accéder à son espace de gestion.
Si votre compte est rattaché à une seule commune, la sélection est automatique. Les comptes super_admin peuvent basculer entre plusieurs communes.
3. Les signalements
Les signalements sont au coeur de CitéLink. Les citoyens remontent un problème depuis l'application mobile en joignant une photo, une localisation GPS et une catégorie (voirie, éclairage, propreté, etc.).
Cycle de vie d'un signalement
Chaque signalement passe par un cycle de statuts que vous contrôlez :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Ouvert | Nouveau signalement, pas encore pris en charge par la mairie. |
| En cours | L'agent a pris connaissance du problème, une intervention est planifiée. |
| Résolu | Le problème a été traité. Le citoyen en est informé. |
| Fausse alerte | Le signalement ne correspond pas à un problème réel (doublon, erreur, hors compétence). |
Recevoir un signalement
Lorsqu'un citoyen crée un signalement, vous recevez un email de notification contenant un lien direct vers la page signalement.html du dashboard. Cliquez sur le lien pour accéder à la fiche complète.
Actions disponibles
Depuis la fiche d'un signalement, vous pouvez :
- Changer le statut : faites passer le signalement de "Ouvert" à "En cours", puis "Résolu" ou "Fausse alerte". Le citoyen reçoit une notification push à chaque changement.
- Attribuer une note : évaluez l'importance du signalement pour votre suivi interne.
- Transférer : redirigez le signalement vers un autre agent ou service de la mairie.
- Répondre par message : envoyez une réponse directe au citoyen via la messagerie intégrée. Le citoyen reçoit une notification push.
Changez le statut en "En cours" dès que vous prenez connaissance du signalement, même si l'intervention n'est pas immédiate. Cela rassure le citoyen et montre que sa demande est prise en compte. Une réponse rapide, même brève, est le meilleur levier de confiance.
Analyse IA automatique
Chaque signalement est automatiquement analysé par l'IA (Gemini) qui :
- Suggère un niveau de priorité en fonction du contenu, de la catégorie et de la photo.
- Modère le contenu : les textes et images inappropriés sont signalés ou bloqués avant publication.
La priorité IA est une suggestion. Vous gardez la main pour l'ajuster selon votre connaissance du terrain.
Les citoyens peuvent envoyer un signalement de manière anonyme. Dans ce cas, vous ne pouvez pas les recontacter directement, mais ils recevront les notifications de changement de statut s'ils sont connectés à l'application.
4. Les idées citoyennes
Le module Idées permet aux habitants de proposer des améliorations pour leur commune. Les autres citoyens peuvent voter pour ou contre chaque proposition.
Votes citoyens
Chaque idée publiée est soumise au vote des habitants inscrits. Les citoyens peuvent voter pour ou contre une idée. Le nombre de votes est visible par tous et permet de mesurer l'adhésion de la population.
Les idées les plus soutenues remontent naturellement en tête de liste dans l'application.
Statuts et réponse officielle
En tant qu'admin, vous gérez le cycle de vie de chaque idée avec les statuts suivants :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En examen | L'idée est en cours d'analyse par les services de la mairie. |
| Acceptée | L'idée a été retenue et sera mise en oeuvre. |
| Rejetée | L'idée n'a pas été retenue. Expliquez pourquoi dans votre réponse officielle. |
| Réalisée | L'idée a été concrétisée. |
Chaque changement de statut peut s'accompagner d'une réponse officielle de la mairie, visible par tous les citoyens sur la fiche de l'idée. Le citoyen auteur reçoit une notification.
Répondez systématiquement aux idées, y compris celles que vous rejetez. Une explication claire et respectueuse renforce la confiance des habitants dans le dispositif. Visez un délai de réponse inférieur à 2 semaines.
Les idées passent par la modération IA automatique avant publication. Le contenu inapproprié est filtré. Vous pouvez également modérer manuellement depuis le dashboard.
5. Les sondages
Les sondages permettent de consulter les habitants sur une question précise : choix d'un nom de rue, horaires d'ouverture d'un équipement, priorités d'investissement, etc.
Créer un sondage
- Depuis le dashboard, accédez à la section Sondages de votre commune.
- Cliquez sur Nouveau sondage.
- Renseignez un titre et une description qui explique le contexte et l'enjeu de la consultation.
- Ajoutez vos questions. Plusieurs formats sont disponibles : choix unique, choix multiple, réponse libre.
- Fixez une date de début et une date de fin. Le sondage apparaît et disparaît automatiquement dans l'application mobile aux dates choisies.
- Cliquez Publier. Les citoyens reçoivent une notification.
Le sondage s'ouvre et se ferme automatiquement aux dates et heures que vous avez définies. Vous n'avez pas besoin d'intervenir manuellement pour le rendre visible ou le clôturer.
Suivre les résultats
Depuis le dashboard, vous pouvez consulter en temps réel :
- Le nombre total de réponses.
- La répartition des votes question par question.
- Les réponses libres le cas échéant.
Les résultats sont exportables en CSV pour une analyse dans un tableur.
6. Les actualités
Le module Actualités vous permet de publier des informations à destination des habitants. Les actualités apparaissent dans le fil d'actualité de l'application mobile.
Catégories d'actualités
Chaque actualité est rattachée à une catégorie qui aide les citoyens à filtrer le contenu :
| Catégorie | Usage type |
|---|---|
| Information | Communications générales : changement d'horaires, rappels, annonces officielles. |
| Événement | Fêtes, marchés, cérémonies, inaugurations, animations. |
| Travaux | Chantiers en cours, coupures de circulation, perturbations temporaires. |
Publication et diffusion
- Depuis le dashboard, accédez à la section Actualités de votre commune.
- Cliquez sur Nouvelle actualité.
- Renseignez un titre clair et court (idéalement moins de 70 caractères).
- Rédigez le contenu de l'article. Privilégiez des paragraphes courts et aérés.
- Sélectionnez la catégorie (Information, Événement ou Travaux).
- Ajoutez éventuellement une image de couverture.
- Cliquez Publier.
L'actualité est immédiatement visible dans l'application. Les citoyens abonnés aux notifications reçoivent un push.
Publiez régulièrement (2 à 3 actualités par semaine) pour maintenir l'engagement des habitants. Évitez de publier plusieurs actualités le même jour pour ne pas saturer les notifications.
7. Les projets municipaux
Le module Projets permet de rendre visible l'avancement des chantiers et politiques publiques de votre commune (rénovation d'école, piste cyclable, nouveau square, etc.).
Créer un projet
- Depuis le dashboard, accédez à la section Projets de votre commune.
- Cliquez sur Nouveau projet.
- Renseignez le titre, la description et une photo de couverture.
- Définissez les phases du projet (études, appel d'offres, travaux, livraison) avec leurs dates prévisionnelles.
- Indiquez le budget total si vous souhaitez le rendre public.
- Cliquez Publier. Le projet apparaît dans l'application avec une barre de progression.
Suivi d'avancement
Au fil du projet, mettez à jour :
- Le pourcentage d'avancement global.
- Le statut de chaque phase (non démarrée, en cours, terminée).
- Les dates réelles par rapport aux dates prévisionnelles.
Les citoyens qui suivent le projet reçoivent une notification à chaque mise à jour significative.
Afficher le budget d'un projet est facultatif mais recommandé. La transparence financière renforce la confiance et l'engagement des habitants dans le suivi des investissements municipaux.
8. La messagerie
La messagerie permet des échanges directs entre la mairie et les citoyens. Elle fonctionne en temps réel avec des notifications push.
Conversations liées aux signalements
Chaque signalement dispose d'un fil de conversation dédié. Depuis la fiche d'un signalement, vous pouvez :
- Répondre au citoyen pour demander des précisions ou donner un retour.
- Suivre l'historique de tous les échanges liés à ce signalement.
Le citoyen reçoit une notification push en temps réel lorsque vous répondez. Il peut répondre directement depuis l'application.
Transfert et résumé IA
Lorsque vous transférez une conversation à un autre agent de la mairie :
- L'IA génère automatiquement un résumé de la conversation pour que l'agent destinataire comprenne le contexte sans relire l'intégralité des échanges.
- Le résumé inclut les points clés, les demandes du citoyen et les actions déjà entreprises.
- L'agent destinataire reçoit une notification et peut reprendre la conversation.
Les citoyens attendent une réponse rapide sur la messagerie. Visez un délai de réponse de 24 à 48 heures maximum. Si le traitement nécessite plus de temps, envoyez un message d'accusé de réception.
Les conversations de messagerie sont privées. Seuls le citoyen concerné et les agents habilités de la mairie ont accès aux échanges. Ne partagez jamais de données personnelles d'un citoyen dans une conversation avec un autre.
9. Paramètres de la commune
Les paramètres vous permettent de personnaliser l'expérience CitéLink pour votre commune. Accédez-y depuis la fiche de votre commune dans le dashboard.
Modules
Activez ou désactivez chaque fonctionnalité selon les besoins de votre commune :
- Signalements, Idées, Sondages, Actualités, Projets, Messagerie, Chatbot.
Un module désactivé disparaît de l'application mobile pour les citoyens. Aucune donnée n'est supprimée : réactiver le module restaure tout le contenu existant.
Il est conseillé de commencer avec les modules Signalements et Actualités, puis d'activer les autres au fur et à mesure que vos équipes sont prêtes à les animer.
Catégories
Les catégories servent à classer les signalements et les idées citoyennes. Depuis les paramètres, vous pouvez :
- Ajouter une nouvelle catégorie avec un nom, une icône et une couleur.
- Modifier les catégories existantes.
- Activer / désactiver une catégorie sans la supprimer.
- Définir un email dédié par catégorie pour router les notifications. Par exemple, les signalements de la catégorie "Voirie" peuvent être envoyés directement à
voirie@mairie.fr.
Exemples de catégories courantes : Voirie, Éclairage public, Espaces verts, Propreté, Sécurité, Stationnement, Mobilier urbain, Autre.
Apparence
Personnalisez l'application mobile aux couleurs de votre commune :
- Couleur principale et secondaire : utilisées pour les boutons, les accents et les éléments visuels dans l'application.
- Logo : le blason ou logo de votre commune, affiché sur l'écran d'accueil de l'application.
- Message d'accueil : court texte affiché aux citoyens lorsqu'ils ouvrent l'application.
Choisissez une couleur principale bien contrastée sur fond blanc pour que les boutons restent lisibles. Évitez les jaunes et verts très clairs.
Notifications
Configurez les notifications que vous recevez en tant qu'admin :
- Rapport hebdomadaire par email : chaque semaine, vous recevez un récapitulatif de l'activité de votre commune (nouveaux signalements, idées, réponses aux sondages, statistiques d'engagement). Ce rapport est généré avec l'aide de l'IA.
- Notifications de nouveaux signalements : recevez un email à chaque nouveau signalement, avec un lien direct vers la fiche.
10. L'IA dans CitéLink
CitéLink intègre plusieurs fonctions d'intelligence artificielle (Gemini) pour vous faire gagner du temps et améliorer la qualité du service. Toutes les décisions IA sont des suggestions : vous gardez le dernier mot.
Modération automatique du contenu
Chaque contenu publié par un citoyen (signalement, idée, commentaire) est analysé automatiquement par l'IA avant publication :
- Texte : détection du spam, des insultes, des propos hors-sujet ou inappropriés.
- Images : détection de contenus visuels inappropriés.
Trois issues possibles :
| Décision IA | Résultat |
|---|---|
| Approuvé | Le contenu est publié immédiatement. |
| Signalé | Le contenu est publié mais remonté pour revue manuelle dans le dashboard. |
| Rejeté | Le contenu est bloqué. L'auteur en est informé avec la raison du rejet. |
Toute décision de modération IA peut être renversée manuellement depuis le dashboard. Vous pouvez approuver un contenu rejeté par l'IA ou bloquer un contenu qu'elle a laissé passer.
Analyse de priorité des signalements
L'IA analyse automatiquement chaque nouveau signalement pour suggérer un niveau de priorité. L'analyse prend en compte :
- Le contenu textuel de la description.
- La catégorie du signalement.
- La photo jointe (analyse visuelle).
La priorité suggérée est affichée sur la fiche du signalement. Vous pouvez l'ajuster manuellement selon votre appréciation.
Autres fonctions IA
L'IA intervient également dans plusieurs autres aspects de la plateforme :
| Fonction | Description |
|---|---|
| Résumé de conversation | Lors du transfert d'une conversation à un autre agent, l'IA génère un résumé des échanges pour un passage de relais efficace. |
| Curation "À la une" | L'IA sélectionne automatiquement les contenus les plus pertinents pour les mettre en avant dans le fil d'actualité de l'application. |
| Rapport hebdomadaire | L'IA analyse l'activité de la semaine et produit un récapitulatif envoyé par email : tendances, signalements récurrents, engagement citoyen. |
| Chatbot citoyen | Un assistant conversationnel accessible dans l'application, qui répond aux questions fréquentes des habitants (horaires, démarches, événements). |
Le coût de l'IA est inclus dans votre abonnement CitéLink. L'analyse d'un contenu revient à environ 0,002 EUR, soit quelques euros par mois pour une commune de taille moyenne.
11. FAQ
Comment obtenir un accès admin ?
Le premier compte admin est créé par l'équipe CitéLink lors de l'onboarding de votre commune. Pour créer des comptes admin supplémentaires, contactez le support CitéLink. Les comptes admin existants ne peuvent pas en créer de nouveaux eux-mêmes.
J'ai perdu mon code PIN 2FA
Contactez le support CitéLink par email. Après vérification de votre identité, un nouveau code PIN vous sera attribué. Le délai est généralement inférieur à 24 heures.
Un signalement contient du contenu inapproprié que l'IA n'a pas détecté
Depuis la fiche du signalement dans le dashboard, vous pouvez le modérer manuellement : masquer le contenu, le rejeter ou contacter le citoyen. L'IA apprend progressivement de vos corrections.
Peut-on gérer plusieurs communes avec un seul compte ?
Oui, si votre compte dispose du rôle super_admin. Vous pouvez alors basculer entre les communes depuis la barre latérale du dashboard.
Les citoyens voient-ils qui a traité leur signalement ?
Non. Les réponses et changements de statut apparaissent au nom de la mairie, pas au nom de l'agent individuel. Votre identité personnelle n'est jamais exposée aux citoyens.
Que se passe-t-il si je désactive un module ?
Le module disparaît de l'application mobile pour les citoyens. Aucune donnée n'est supprimée : tout le contenu existant est conservé et réapparaîtra si vous réactivez le module.
Les données sont-elles sécurisées ?
Oui. Toutes les données sont hébergées en Europe et conformes au RGPD. L'accès admin est protégé par une authentification à deux facteurs (email + mot de passe + PIN). Aucune donnée n'est revendue à des tiers. Détails complets sur la politique de confidentialité et la page RGPD.
Le rapport hebdomadaire ne m'arrive plus
Vérifiez vos paramètres de notifications dans le dashboard. Si le rapport est bien activé, vérifiez votre dossier spam. En cas de problème persistant, contactez le support.
12. Support
Une question, un bug, une suggestion d'amélioration ? L'équipe CitéLink est disponible.
| citelink.contact@gmail.com | |
| Site web | citelink.fr |
| Adresse | CitéLink — Foulayronnes, France |
Réponse sous 48 heures ouvrées. Pour toute urgence opérationnelle (plateforme inaccessible, bug bloquant), mettez "URGENT" en objet de votre email.